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Comunicazione e collaborazione semplice, in una parola: nextcloud.

Comunicazione e collaborazione semplice, in una parola: nextcloud.

In questo articolo  vogliamo raccontare una soluzione di comunicazione e collaborazione molto semplice da usare e da gestire, parliamo di Nextcloud.

Lo scopo di questo articolo non è quello di creare una guida definitiva all’applicazione Nextcloud, in rete ne trovate molte. Lo scopo che vogliamo raggiungere è quello di mettere in evidenza le sue funzionalità principali vedendo “in azione” una installazione concreta.

La trattazione che segue è basata sul prodotto nextcloud acquistato da Linkat con spazio di archiviazione 50Gb ad un costo annuale di € 59. In caso di tuo interesse puoi richiederci un codice sconto del 10% disponibile per i lettori di guidenetworking. Per averlo inserisci la tua email qui sotto con la richiesta “sconto nextcloud”. Ti invierò una email con il codice di sconto.

 

Innanzitutto dobbiamo capire di cosa stiamo parlando.

Cosa è il sistema di comunicazione e collaborazione Nextcloud?

Nextcloud è una applicazione, da installare su sistema operativo Linux, che ci permette di creare un vero e proprio ambiente di comunicazione e collaborazione molto completo. Tutta la gestione e l’amministrazione del sistema può essere fatto attraverso una semplice interfaccia web.

Come si nota dall’immagine qui sopra al primo accesso alla nostra piattaforma di comunicazione e collaborazione visualizzeremo una schermata che possiamo pensare di suddividere in 4 aree:

  • Menù principale in orizzontale in alto

condivisione e collaborazione menu

In questo menu possiamo vedere le icone di tutte le applicazioni disponibili nel nostro ambiante di comunicazione e collaborazione. Vedremo nel dettaglio di cosa si tratta ma possiamo iniziare ad accennare almeno le funzionalità. Partendo dalla sinistra abbiamo il logo del fornitore e poi:

nextcloud file Gestione file

nextcloud attività Icona delle Attività di sistema

nextcloud galleria Gestione Galleria Immagini

nextcloud email Gestione email

nextcloud contatti Gestione contatti

nextcloud calendario Gestione calendario

nextcloud audio player Gestione audio player

nextcloud note Gestione note

nextcloud progetti Gestione progetti-attivita

  • Menù verticale a sinistra

Il menu a sinistra varia in base alla sezione in cui ci troviamo, nell’esempio qui sotto vediamo il menu che abbiamo a disposizione quando siamo nella sezione “Gestione file”.

nextcloud menu

  • Parte centrale con i contenuti che ci interessano

Questa parte contiene i dati che ci aspettiamo di vedere selezionando il menu che ci interessa. Nella figura sotto, avendo selezionato la sezione “Gestione file”, sono elencati i file e le cartelle all’interno del nostro nextcloud.

nextcloud contenuti

  • Zona di informazioni a destra

In questa parte della finestra di nextcloud possiamo vedere alcune fondamentali informazioni riferite a quello che stiamo visualizzando. Anche questa sezione cambia in base ai contenuti, nell’immagine qui sotto vediamo la sezione di destra relativa alla visualizzazione file nell’immagine qui sopra. Capiremo tutto meglio più avanti.

nextcloud destra

Dopo aver visto una panoramica del nostro sistema di comunicazione e collaborazione, cerchiamo di entrare più in dettaglio. Come specificato all’inizio, non abbiamo la pretesa di creare una guida nextcloud, cosa molto più complessa di quello che possiamo fare in questo articolo. Tuttavia come al solito se hai domande e/o questioni che ritieni sia utile affrontare contattami e cercherò di migliorare per quanto mi è possibile.

Ripartiamo dall’inizio e guardiamo la prima sezione.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: gestione file.

Selezionando la prima icona che abbiamo visto nel nostro menù principale apriamo la sezione di gestione dei file. La sezione appare come abbiamo visto nella prima immagine di questo articolo, che riportiamo qui per semplicità:

In questa sezione visualizziamo proprio quello che, molto probabilmente, ci aspettiamo: una serie di cartelle e file che abbiamo caricato nel nostro ambiente di comunicazione e collaborazione nextcloud. Al centro della pagina in alto è presente un tasto + che se premuto ci permette di:

aggiungi file

  • Caricare sul cloud un nuovo file
  • Creare una nuova cartella
  • Creare un file di testo
  • Creare un nuovo documento
  • Creare un nuovo foglio elettronico
  • Creare una nuova presentazione

Da questo piccolo menù si capiscono già alcune delle potenzialità del nostro cloud personale.

Possiamo caricare file dal nostro PC all’interno del cloud ed organizzarli allo stesso modo cartelle e sottocartelle.

All’interno del sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud abbiamo la possibilità di utilizzare anche una potente suite per ufficio che ci permette di creare documenti di testo, fogli elettronici e presentazioni proprio come i pacchetti conosciuti più blasonati. Qui sotto vediamo un foglio di calcolo.

nextcloud foglio di calcolo

Se osserviamo la parte destra della schermata iniziale della sezione “gestione file” vediamo all’estrema destra due colonne: Dimensione e Modificato. In queste due colonne ci sono le informazioni sulla dimensione e sulla data di ultima modifica del relativo file.

Oltre a queste due colonne vediamo altre due colonne senza titolo. Nella colonna subito prima della dimensione vediamo tre puntini, se clicchiamo si aprirà un menu:

nextcloud_puntini

  • Aggiungi ai preferiti: permette di aggiungere il file o la cartella relativa in un elenco di preferiti visibili facilmente selezionando la voce preferiti dal menù verticale di sinistra.
  • Dettagli: apre una nuova schermata a destra con i dettagli relativi al file o cartella. Vediamo dopo più in dettaglio.
  • Rinomina: rinomina il file o la cartella.
  • Sposta o copia: sposta o copia il file o la cartella.
  • Scarica: scarica il file sul PC
  • Elimina: elimina il file.

L’opzione dettagli come appena detto apre una finestra aggiuntiva a destra:

nextcloud dettagli

Qui abbiamo ancora la possibilità di scegliere 4 schermate:

  • Attività: Vediamo tutte le attività che sono state fatte sul file selezionato, modifiche e condivisioni.
  • Commenti: ogni utente può aggiungere commenti al file che saranno visualizzati in questa sezione dagli altri utenti.
  • Condivisione: tutti i file e le cartelle in nextcloud possono essere condivisi con utenti interni o anche con utenti esterni al nostro ambiente. E’ possibile anche creare un link di condivisione pubblico, che possiamo inviare a chi vogliamo per dare la possibilità di accedere al file.
  • Versioni: infine abbiamo la possibilità di visualizzare tutte le versioni delle modifiche fatte al file, versioni che, se vogliamo, possiamo ripristinare.

L’icona immediatamente prima ai 3 puntini è quella che indica se il file o la cartella è condivisa e cambia aspetto se lo è, selezionandola vediamo la stessa sezione di condivisione selezionabile con “i tre puntini”, dove è possibile vedere con chi abbiamo condiviso il file o la cartella ed i permessi che abbiamo assegnato all’utente con cui abbiamo condiviso.

nextcloud_condivisione

A questo punto è molto semplice capire le voci all’interno del menu verticale di sinistra:

  • Recenti: evidenzia tutte le ultime attività svolte all’interno del sistema
  • Preferiti: visualizza tutti i file che abbiamo deciso di inserire in questa sezione
  • Condivisioni: visualizza tutte le condivisioni
  • Etichette: possiamo assegnare a file e cartelle etichette significative per il nostro lavoro.

Passiamo alla seconda voce di menu.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: attività.

nextcloud attività

E’ possibile visualizzare tutte le attività svolte sul sistema, il menu di sinistra ci mette a disposizione dei filtri con cui possiamo selezionare quello che ci interessa:

  • Tue: le attività svolte dall’utente attivo;
  • Di altri: le attività svolte da tutti gli altri utenti;
  • Preferiti: attività svolte sui preferiti;
  • Modifiche dei file: tutte le modifiche effettuate ai file;
  • Sicurezza: attività relative alla sicurezza;
  • Condivisione file: attività relative alla condivisione file;
  • Calendario: attività relative al calendario;
  • Cose da fare: attività relative alle “cose da fare” inserite;
  • Commenti: tutte le attività sui commenti.

Non mi prolungo molto su questo modulo perchè dovrebbe essere molto chiara la funzionalità.

Passiamo, dunque, al successivo.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: galleria immagini.

nextcloud galleria

Anche in questo caso la funzionalità è molto standard, si tratta proprio di una galleria di immagini in cui possiamo caricare tutte le immagini che vogliamo. Forse vale la pena evidenziare solo un particolare, non proprio immediato.

Se vogliamo creare una galleria dobbiamo farlo nel modulo “gestione file”, qui occorre creare una nuova cartella, se mettiamo all’interno una immagine e ci spostiamo nella sezione galleria vederemo una nuova galleria di immagini creata.

In pratica abbiamo scoperto una funzionalità molto interessante: la sezione galleria elenca tutte le cartelle create all’interno del sistema in maniera completamente automatica.

La galleria si “auto-popola” con tutte le immagini che noi carichiamo all’interno del nostro sistema di comunicazione e collaborazione!

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: gestione email.

nextcloud email

Anche in questo caso si tratta di un comune client di posta elettronica IMAP o POP3 con interfaccia WEB. Molto utile soprattutto fuori dal nostro ufficio. Ovviamente da questo client abbiamo la possibilità di aggiungere allegati sia dal PC che stiamo usando, sia dalle cartelle create nel cloud stesso.

nextcloud email

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: gestione contatti.

nextcloud contatti

In questa sezione possiamo inserire tutti i contatti che utilizziamo per la nostra attività, sia interni all’ambiente nextcloud sia esterni.

Possiamo gestire i contatti anche in gruppi.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: gestione calendario.

nextcloud calendario

calendario nextcloud

La gestione del calendario ha molte funzionalità davvero molto interessanti:

  • Creazione di diversi calendari: personale, aziendale, privato ecc..
  • Possibilità di condivisione dei calendari con lo standard iCal (es. calendario Google)
  • Come si nota dall’immagine qui sopra ogni evento può essere condiviso con altri partecipanti, interni ed esterni al nostro cloud.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: audio player e note.

nextcloud audio player  nextcloud note

Siamo giunti quasi alla fine del nostro menu, per quello che riguarda queste due applicazioni le funzionalità sono molto semplici: la prima applicazione ci permette di gestire audio e di ascoltarli sul cloud stesso, la seconda invece una semplicissima gestione di note ed appunti.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: attività-progetti.

nextcloud progetti

L’ultima applicazione riguarda la gestione di attività o progetti. In questa sezione possiamo impostare attività suddivise in sotto-attività, collegate al calendario con inizio, fine e percentuale di completamento dell’attività.

Abbiamo completato con fatica tutto il menu evidenziato all’inizio!!

In realtà c’è una “non coerenza”! Abbiamo parlato di sistema di comunicazione e collaborazione ma fino a questo momento abbiamo visto solo applicazioni che riguardano la collaborazione. Infatti abbiamo parlato di condivisione file, condivisione cartelle, condivisione tramite link pubblici ecc..

Ma per la comunicazione?

Per la comunicazione dobbiamo introdurre (dopo 1600 parole!!!!) la parte più importante ed interessante di questo sistema dalle mille risorse.

Il sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud prevede la possibilità di essere integrato attraverso l’installazione di applicazioni nuove sviluppate da canali ufficiali o no. Questo lo rende un sistema con funzionalità praticamente infinite.

Se clicchiamo in alto a destra, sull’icona dell’utente che ha effettuato l’accesso come admin, vediamo il menù riportato in figura qui sotto:

nextcloud_add_app

Da questo menù possiamo modificare le impostazioni dell’applicazione e gli utenti che hanno accesso al cloud. Notiamo anche una croce con l’etichetta “Applicazioni”. Se selezioniamo la voce possiamo accedere al menu di installazione delle App.

La prima sezione che vediamo, come nell’immagine qui sotto, ci indica tutte le applicazioni installate nella nostra attuale configurazione e notiamo sulla destra il pulsante tramite il quale possiamo attivare e disattivare la relativa App.

nextcloud app

Se osserviamo il menu verticale di sinistra, dopo le prime 5 voci  c’è una classificazione delle applicazioni disponibili. Ognuna delle voci elencate apre una sezione con l’elenco della applicazioni esistenti per quella categoria. Se provate a selezionare alcune voci troverete tutte le applicazioni di cui abbiamo parlato fino ad ora. contatti, calendario, email, ecc.

Per capirci proviamo a selezionare la voce “sociale e comunicazione”.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: talk.

Vedremo tutte le applicazioni disponibili nella sezione “sociale e comunicazione”, la prima in alto a sinistra è l’applicazione: “talk“, se premiamo sul tasto “scarica ed abilita”, l’applicazione sarà installata ed attivata.

Ovviamente questo possiamo farlo per tutte le applicazioni elencate, nota che ci sono alcune applicazioni con l’etichetta “ufficiale” questo significa che lo sviluppo di quella applicazione è fatto dal team ufficiale che sviluppa nextcloud, se questo non c’è vuol dire che l’applicazione è curata da sviluppatori di terze parti.

Ma ritorniamo alla nostra applicazione talk e supponiamo di averla installata ed attivata. Appena fatto noteremo che il menu principale orizzontale è cambiato:

nextcloud menu orizzontale con talk

Notate la nuova icona al centro simile ad una Q stilizzata. E’ l’icona della nostra applicazione “talk“.

nextcloud conferenza

Questa è la sezione di comunicazione di nextcloud.

Questa applicazione ci permette di:

  • creare conferenze chat, audio e video con utenti interni e/o esterni al sistema
  • creare conferenze private o pubbliche
  • creare veri e propri meeting tramite condivisione del desktop
  • …molto altro

Prima di concludere questo articolo vogliamo parlare ancora di una funzionalità molto interessante di nextcloud.

Sistema di comunicazione e collaborazione nextcloud: collabora.

Con l’applicazione “collabora” attiva è possibile modificare un documento (testo, foglio di calcolo o presentazione) contemporaneamente in due utenti del sistema.

Ovviamente tutto quello che abbiamo detto è fruibile anche attraverso un cellulare aziendale!!!!

Immagina come è semplice la creazione di un sistema di comunicazione e collaborazione aziendale!!!

Vi è piaciuto questo articolo? Fammelo sapere!! Il tuo riscontro è un aiuto a sviluppare nuovi argomenti.

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A presto!

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