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Centralino telefonico: come scegliere il migliore

Centralino telefonico: come scegliere il migliore

Sfortunatamente si è appena rotto il nostro centralino telefonico, dobbiamo sostituirlo con uno nuovo, come facciamo? Semplice! “Andiamo su internet” e cerchiamo il miglior prodotto al prezzo più basso.

Ma come si fa a trovare il miglior centralino telefonico al prezzo più basso?

Meglio un centralino telefonico tradizionale oppure VoIP? Forse meglio decidere per un centralino virtuale… no! il mio amico mi ha detto che ormai conviene orientarsi sul centralino telefonico cloud!!

Bene la confusione è tanta. Cosa acquistiamo? Come valutiamo? Come trasformare una “spesa” in un investimento per il nostro business?

In questo post cercheremo di approfondire la differenza delle soluzioni che ormai dominiano il mercato dei centralini telefonici: VoIP, virtuale e cloud. Contemporaneamente cercheremo di evidenziare i vantaggi in termini di produttività aziendale che possono apportare queste soluzioni se introdotte in azienda.

Prima di immergerci in valutazioni, analisi e differenze, per essere sicuri di partire con il piede giusto, definiamo di cosa stiamo parlando e dunque cerchiamo di capire

Cosa è un centralino telefonico?

un centralino telefonico è un sistema che permette di gestire le chiamate in arrivo ed in uscita della nostra azienda ed i relativi apparati telefonici collegati (detti interni telefonici).

A casa non abbiamo il problema di gestire più interni telefonici, perchè utilizziamo in genere solo una linea telefonica ed uno o al massimo due telefoni, e comunque difficilmente a casa abbiamo la necessita che i due telefoni comunichino fra di loro o che si “passino” le chiamate in arrivo. In azienda, invece, abbiamo molti più telefoni sulle scrivanie (sono gli interni del centralino) rispetto alle linee telefoniche fornite dal nostro operatore. Ad esempio, una azienda che ha 20 postazioni (scrivanie con PC), in genere ha anche 20 telefoni interni (uno per ogni postazione), ma di linee telefoniche verso l’esterno ne ha 4 o 5. Questo significa che solo 4 o 5 utenti potranno effettuare chiamate verso l’esterno (o rispondere a chiamate in ingresso) contemporaneamente.

Una proporzione adeguata infatti per aziende che non fanno call-center o servizi telefonici particolari infatti è 1 linea telefonica per 3-5 utenti.

Ormai da anni, in tutte le aziende con più di 2 postazioni di lavoro, è presente un centralino telefonico con funzionalità più o meno standard, i più vecchi centralini telefonici utilizzano la tecnologia “analogica” (da qui centralini telefonici analogici), in pratica la voce viaggia su cavi elettrici.
centralino analogico

Parliamo, infatti, di centralino telefonico analogico per indicare la “vecchia generazione” di centralini telefonici – anche meno vecchia di quella in figura 🙂 – sono dispositivi predisposti per gestire le linee telefoniche fino ad oggi diffuse i tutte le aziende:

Linee analogiche (RTG) dette anche PSTN.

La linea che in genere abbiamo a casa o nelle piccole attività commerciali con un unica chiamata possibile in ingresso o in uscita (se arriva la seconda chiamata il telefono risulta occupato).

Linee telefoniche ISDN.

Sono quelle che si trovano quasi in tutte le piccole medie aziende, ogni linea ha 2 canali voce contemporanei per ricevere e/o effettuare due chiamate contemporanee.

Infine ci sono le linee primarie (flussi primari – ISDN PRI)

utilizzati da grande aziende con 15-30 canali telefonici contemporanei.

In tabella qui sotto alcune immagini che probabilmente conoscete ed indicano la terminazione di queste linee nei nostri uffici, in pratica dove colleghiamo il nostro centralino, per le due linee telefoniche descritte più usate.

RTG ISDN
presa rtg borchia ISDN

I centralini telefonici in commercio fino a qualche anno fa erano in grado di gestire, fondamentalmente, queste tre tipologie di linee telefoniche. Questi dispositivi erano comunque già “ricchi” di ottime funzionalità.

Facciamo un piccolo elenco di queste funzionalità in modo da inquadrare meglio ancora l’utilità dei centralini telefonici fino ad oggi presenti nelle aziende.

  • Passaggio chiamate e comunicazione fra interni. Arriva una chiamata da un cliente a cui risponde la vostra segretaria: “Aziendamia Buongiorno”; “Buongiorno vorrei parlare con il Sig. Tizio”; “Si è in ufficio, resti in linea trasferisco la chiamata”. Supponiamo che questa funzione sia nota a tutti, più precisamente si chiama “trasferimento di chiamata cieco“. Cieco perché prima di passare la chiamata a Tizio, non abbiamo parlato con lui per chiedere, ad esempio se potevamo passare la chiamata. In caso lo scenario fosse invece questo e dunque prima chiediamo a Tizio se possiamo passare la chiamata e dopo la passiamo parliamo di “trasferimento di chiamata assistito (o con annuncio)“.
  • Riconoscimento automatico dei fax entranti. Collegando il dispositivo fax al centralino telefonico in caso di arrivo di fax verranno riconosciuti dal centralino e dirottati sulla linea interna dove è collegato l’apparecchio fax.
  • Commutazione funzionamento giorno/notte. Quando usciamo dall’ufficio con un semplice codice sulla tastiera del nostro telefono possiamo modificare il funzionamento del centralino. Es. tutte le chiamate entranti invece di arrivare sul telefono della segretaria saranno dirottate sulla segreteria telefonica.
  • Segreteria telefonica. In caso di non risposta dopo un certo numero di secondi, impostabili a piacere, la chiamata viene inoltrata alla classica segreteria telefonica.
  • Musica in attesa. La classica musichetta di attesa.
  • Risponditore automatico (IVR). E’ il classico risponditore automatico: “Digitare 1 per parlare con l’amministrazione, digitare 2 per parlare con l’ufficio commerciale ecc. ecc.”
  • Selezione passante. Questa è una funzionalità dal nome più sconosciuto ma comunque molto usata, soprattutto in aziende più grandi e pubbliche amministrazioni. Se la nostra azienda ha una numerazione radice (es. 08351840) dove risponde il “centralino” e poi delle numerazioni in sequenza (es. 08351840001; 08351840002; 08351840003 ecc.) possiamo configurare il centralino in modo che le numerazioni in sequenza raggiungano direttamente l’ufficio interessato. Questa funzionalità oltre ad essere attiva sul centralino deve essere disponibile anche da parte del nostro operatore.
  • Gestione delle code di chiamata. Vi è mai capitato di chiamare il classico call center che risponde in automatico con un bel messaggio: “Benvenuto, i nostri operatori sono occupati, le risponderemo appena possibile”, bene, questo significa che la nostra chiamata è in coda. Il primo operatore che si libera “prenderà” la nostra chiamata.

Potrebbero esserci altre funzioni ma queste sicuramente le più essenziali.

Dopo questa breve introduzione, dovrebbe essere abbastanza chiaro di cosa stiamo parlando. Le funzionalità elencate sopra sono più o meno presenti in tutti i centralini in circolazione, anche quelli più vecchi.

Ora vediamo come questi dispositivi si sono evoluti con l’avvento del VoIP.

Centralino telefonico Voip: l’evoluzione del sistema telefonico aziendale.

centralino telefonico voip

Da qualche anno, sono ormai molto diffusi i centralini telefonici VoIP. Con il termine VoIP (Voice over Internet Protocol – Voce su protocollo internet), si indicano una serie di tecnologie che permettono la trasmissione della voce su protocollo internet. Chiaro, ma cosa è questo Protocollo Internet? Senza entrare molto nel dettaglio (se vuoi puoi leggere l’articolo sulle reti di computer) il protocollo internet è una serie di “regole” che permettono di trasmettere dati sulla rete Internet, dove con il termine “Internet” in questo caso intendiamo anche il cavo di rete LAN della nostra azienda.

Questa è una precisazione importante da fare perchè molto spesso con il termine VoIP si intende solo il trasporto della voce su Internet il che è esatto ma non è tutto perchè parliamo di VoIP anche per il trasporto della voce all’interno della nostra rete LAN aziendale.

Essendo argomenti molto tecnici cerchiamo di generalizzare ed essere più semplici possibile ma se ci sono domande e/o osservazioni saremo lieti di accoglierle e magari modificare e/o integrare questi post. Anzi sarebbe molto interessante ricevere le vostre osservazioni e/o domande, intanto per capire se quello che scriviamo serve e poi magari spunti per nuovi argomenti da affrontare che possano essere utili.

Riassumendo, possiamo dire che con VoIP intendiamo tutte quelle tecnologie che permettono il trasporto della voce su cavo dati (ETHERNET).

Questa “novità” è di fondamentale importanza per le enormi possibilità che introduce nel trattamento della voce. Iniziamo a pensare al primo grosso vantaggio: non abbiamo più bisogno di due cablaggi separati nelle azienda (voce e dati) perchè tutto va su rete dati. Ovviamente questo non è l’unico, cercheremo, nel seguito di questo articolo di elencare altri vantaggi da individuare nelle funzionalità, che fra un po elencheremo, proprie di centralini VoIP.

A questo punto dovrebbe essere molto semplice capire cosa sia un centralino telefonico VoIP: un sistema telefonico che sostituisce il centralino classico, dunque espande le sue funzionalità, ma che introduce in azienda il trasporto della voce su rete dati (se vogliamo, Ethernet).

Ok, abbandono subito perchè il voip non funziona!

Probabilmente avrete già sentito parlare di VoIP, e probabilmente ne avete sentito parlare anche male. Non facciamo fatica ad ammettere che non pochi hanno avuto brutte esperienze con il VoIP ma è d’obbligo una correzione il VoIP funziona benissimo, ma non è per tutti! Diciamolo chiaramente molti hanno sperimentato problemi e malfunzionamenti con il VoIP, e questo è normale se la rete LAN non è adeguata, abbiamo visto tantissime installazioni VoIP con dispositivi di bassissima qualità tecnica, configurati da “informatici improvvisati”, ne siamo certi: queste installazioni daranno problemi sempre.

Il VoIP funziona, e funziona molto bene, a patto che si usino dispositivi, configurazioni ed accorgimenti adeguati.

Chiedetelo ai nostri clienti!! O, meglio, chiamateci subito ve lo facciamo provare!!

Vantaggi di un centralino voip.

vantaggi centralino voip

In questo cercheremo di evidenziare le cose più interessanti introdotte nel trattamento della voce da un centralino VoIP, ci focalizzeremo su quelli che possono essere i vantaggi in termini di ottimizzazione del tempo, risparmio di risorse oltre che economico e molto altro. Arriviamo al dunque:

Perchè un’azienda dovrebbe investire in un centralino VoIP?

  • Il primo vantaggio l’abbiamo già elencato: in azienda facciamo solo il cablaggio Ethernet. Certamente il primo risparmio economico.
  • Essendo tutto collegato tramite rete dati, per collegare i telefoni al nostro centralino bastano degli switch, non c’è bisogno di altro, se mi sposto di ufficio, porto con me il mio telefono con tutte le informazioni relative al mio interno (rubrica, configurazioni, segreteria telefonica ecc.). E se la tua azienda cresce e devi aggiungere 4 interni al centralino? Molto semplice basta collegare i 4 nuovi telefoni sullo switch!! Niente porte, niente buchi nel muro, niente costi!! Se non abbiamo posto sullo switch o non ci sono prese ethernet libere? Facile: basta un access point wireless!!!! Wooowww. (non “vedete nessun risparmio”??)
  • Il proprio PC può diventare un telefono! Va beh, ma sulla scrivania è più comodo il classico apparecchio telefonico. Si è vero (anche se non per tutti), ma pensate al vostro commerciale che spesso non è in ufficio e magari lavora con il portatile, con il tablet e, perchè no, con il proprio smartphone, ovunque si trova collegando il suo dispositivo ad Internt ha sempre il suo interno telefonico aziendale disponibile. Questa si chiama mobilità!!
  • Gestione del sistema telefonico tramite interfaccia web. Possiamo accedere in maniera molto semplice a tutte le configurazioni del centralino tramite il nostro browser web, ovviamente, da qualsiasi parte del mondo.
  • Fax e segreteria telefonica personalizzata. Ogni interno può configurare le proprie impostazioni per ricevere (ed inviare) fax e messaggi in segreteria personalizzati. I messaggi registrati nella propria segreteria telefonica (se attiva), possono essere anche inoltrati automaticamente al propio indirizzo email.
  • Fax to Email ed Email to Fax. Possiamo ricevere ed inviare fax come delle semplici email, dunque ricevere ed inviare dal proprio smartphone o dal pc di casa ovviamente sempre con il numero aziendale. Pensate al risparmio: non serve più il classico fax (risparmio sul costo e la manutenzione del dispositivo), risparmio sulla carta (quanti fax solo pubblicitari non saranno più stampati), risparmio sull’inchiostro per la stampa… Solo questo? Direi di no: pensate alla possibilità di inviare un fax tramite il vostro smartphone, chiama un cliente: “aspettavo la conferma d’ordine per fax ma non è arrivata”, nesun problema ci colleghiamo sul nostro cloud, prendiamo il pdf e lo inviamo immediatamente!!
  • Modo di funzionamento programmabile in base a orari del giorno, giorni della settimana, mesi, anni…. Dimenticate la vecchia funzionalità giorno/notte, un centralino di nuova generazione può essere programmato nel tempo senza alcun limite. Possiamo impostare il funzionamento diverso per periodi dell’anno diversi: es. a Dicembre il sabato mattina non si lavora. La programmazione degli intervalli di tempo e periodi (settimane, mesi, anni, ecc..) è praticamente illimitata.
  • Instradamento in arrivo ed in uscita delle chiamate completamente personalizzabili, risponditori automatici multilivello programmabili a piacere, ecc.. Messaggi personalizzabili, anche diversi per ogni numerazione telefonica in ingresso. Utilizzate un numero di telefono per l’ufficio commerciale: come messaggio di attesa proponete ai clienti il vostro nuovo prodotto. Interessante come strumento di marketing?
  • Due o più dipartimenti separati nella stessa azienda? Con un unico centralino possiamo gestire tutti i dipartimenti che vogliamo, impostando regole personalizzate per chiamate interne, esterne ecc.
  • Possibilità di gestire linee telefoniche tradizionali (RTG, ISDN), VoIP e GSM. Alle linee telefoniche che abbiamo visto prima (RTG ed ISDN), con un centralino VoIP possiamo gestire anche:
    • Le nuove linee VoIP che sono linee telefoniche con numerazione nazionale (del tutto simili alle precedenti) ma che vengono trasportate sulla rete dati (Internet). Questo significa che se abbiamo un collegamento internet (ADSL) non abbiamo bisogno di altro, basta fare un contratto con un provider che ci fornisce la linea (in pratica un nome utente, una password, ed un server) e configurarla sul nostro centralino.
    • Un centralino VoIP è in grado di gestire anche SIM GSM e/o UMTS attraverso l’utilizzo di dispositivi (gateway), in questo modo possiamo utilizzare le SIM telefoniche per inoltrare le chiamate sui cellulari in modo da risparmiare sui costi delle chiamate.
    • Evidenziamo come diventa molto semplice aumentare e/o diminuire il numero di linee telefoniche disponibili per le nostre chiamate, aggiungere o togliere una linea VoIP da un centralino di questo tipo è una operazione per la quale si impiega 2 giorni (al massimo) compresa l’attivazione della linea da parte del provider!!!
  • LCR (Least-cost routing)Scelta automatica del costo più basso. Avendo più possibilità di inoltro della chiamata in uscita, ad esempio abbiamo una linea VoIP ed una SIM collegate al nostro centralino, possiamo decidere che automaticamente le chiamate che iniziano con “0” (tutte le nazionali) le inoltriamo sulla linea VoIP, mentre le chiamate che iniziano con “3″ (cellulari) le inoltriamo attraverso la SIM. (Risparmio?!?!)
  • Unificare la comunicazione aziendale in realtà multisede. Se l’azienda è formata da più sedi sparse sul territorio, possiamo uniformare la gestione della voce:
    • gestire le chiamate interne “fra le sedi” come fossimo all’interno della stessa sede, ovviamente senza alcun costo;
    • ricevere chiamate in arrivo su numeri telefonici di una sede in un’altra, ad esempio se una sede è chiusa (o abbiamo personale in meno), le chiamate in arrivo le dirottiamo su altre sedi aperte;
    • geolocalizzazione di tutti gli utenti del centralino;
    • chat, videochiamate fra utenti aziendali;
    • ecc…
  • In ultimo possiamo riassumere il vantaggio principale di questi nuovi sistemi telefonici è che sono in realtà dei software, dunque personalizzabili ed integrabili come qualsiasi software. Possiamo integrare il centralino telefonico con il software CRM, Outlook, e molto altro. E’ possibile realizzare applicazioni personalizzate integrate con il centralino per risolvere problematiche particolari come acquisire codici attraverso il telefono (pensate alle famose letture del contatore enel che possiamo digitare sulla tastiera del telefono – ne abbiamo implementati diversi).

Cosa vogliamo di più da un centralino telefonico?

Riteniamo di non esagerare dicendo che con un centralino voip l’unico limite è l’immaginazione!!

Se hai letto fino qui e sei interessato ad approfondire sui centralini telefonici VoIP ti suggerisco di leggere almeno il primo articolo del nostro corso sulla realizzazione di un centralino telefonico: Asterisk.

Dal punto di vista delle comunicazioni, possiamo affermare che l’avvento del VoIP ha portato una vera e propria rivoluzione, trasformando la voce in dati possaimo darla in “pasto” ad un sistema molto complesso e dunque realizzare davvero quello che vogliamo.

Ovviamente non tutti i centralini voip “fanno” le stesse cose, ce ne sono tantissimi in commercio, dal prodotto entry level a prezzi bassissimi, al top dei centralini voip che implementano funzionalità di comunicazione avanzata.

In questa direzione vanno le nuove soluzioni di Unified Communication, ormai non si parla più di centralino telefonico ma, appunto di Comunicazioni Unificate. I sistemi di comunicazione unificata integrano al loro interno le funzionalità del “vecchio centralino telefonico” (possiamo dire così, ormai) ma implementano nuove funzionalità come:

  • Chat
  • Videoconferenza
  • Documentazione avanzata del traffico telefonico con statistiche e strumenti di valutazione
  • Possibilità di utilizzare più dispositivi con lo stesso interno telefonico: esempio il telefono IP sulla scrivania, lo smartphone ed il PC.
  • Desktop sharing
  • File sharing
  • Collaboration aziendale
  • App di integrazione per dispositivi smartphone (iOS ed Android)
  • ….molto altro

E’ chiaro che con queste funzionalità i nuovi sistemi di comunicazioni unificate sono orientati a semplificare le comunicazioni aziendali con l’obiettivo di creare vero e proprio valore.

Prima di concludere il nostro articolo proviamo a riepilogare le funzionalità delle tre tipologie di centralino telefonico di cui abbiamo parlato:

  • Centralino tradizionale (analogico o ISDN) 
  • Centralino IP (parliamo più in generale di centralino IP e non VoIP)
  • Sistema di comunicazioni unificato

Nella seguente tabella inseriamo una colonna per ogni tipologia di centralino telefonico sopra descritta, nella prima colonna elenchiamo le funzionalità ed in corrispondenza del tipo di centralino indichiamo se la funzionalità è presente o no, o eventuali commenti utili.

Centralino
tradizionale
Centralino
IP
Sistema di
comunicazione
unificato
Gestione linee analogiche xxx
Gestione linee ISDNx xx
Commutazione giorno/nottexxx
Segreteria telefonicaxxx
Musica di attesaxxx
Risponditore automatico (IVR)xxx
Selezione passantexxx
Code di chiamataxxx
LCRxx
Fax to mail xx
Programmazione xx
Videochiamataxx
Chatx
Collaborazione aziendalex
File sharingx

Concludendo qual’è il miglior centralino telefonico?

La risposta che mi sento di dare è certamente questa: “dipende da cosa ti serve!!”

Senza alcun dubbio se dovessi cambiare il mio centralino non prenderei in considerazione una sistema tradizionale (anche perchè ormai non so quanti ce ne siano ancora in vendita). Mi orienterei sicuramente su sistemi IP. Nel “mondo IP” le due famiglie nella seconda e nella terza colonna (Sistemi IP e Sistemi di comunicazione unificate) ormai sono molto convergenti e non esiste una vera e propria differenza. Poi bisogna capire effettivamente le esigenze che ho e confrontare le caratteristiche del prodotto con quello che mi serve.

Quello che voglio sottolineare è: non accontentarti. Cerca esattamente quello che ti serve, oggi con i sistemi IP possiamo avere proprio quello di cui abbiamo bisogno.

Certamente , anche se abbiamo scritto tanto, non abbiamo esaurito l’argomento, le possibilità di implementare soluzioni personalizzate sono praticamente infinite, per questo vi invitiamo a contattarci subito per qualsisasi informazioni e/o domande, se avete “in mente” una esigenza da risolvere prima di acquistare il vostro nuovo sistema telefonico. Potete farlo subito attraverso questo form, specificando “info su centralino telefonico” nel campo richiesta:

2 risposte a Centralino telefonico: come scegliere il migliore

  • il tutolo è fuorviante, l’intento del redattore visto il titolo, dovrebbe essere mirato a istruire il lettore a saper scegliere quindi a sapere quale sono le differenze tra centralino voip, tradizionale e cloud. l’oggetto è come scegliere il centralino migliore invece nell’articolo si parla solo di centralino voip e non di altri tipi e soprattutto non c’è nessuna comparazione per capire le differenze per sapere come “scegliere”.

    • Intanto grazie Simone per il tuo suggerimento. In realtà la prima parte dell’articolo è dedicata a descrivere alcune funzionalità dei centralini tradizionali. Fino al paragrafo: “Centralino telefonico Voip: l’evoluzione del sistema telefonico aziendale” si parla solo di funzionalità di un centralino tradizionale. Da quel punto in poi si parla dei centralini Voip con le relative funzionalità. Nel paragrafo “Perchè un’azienda dovrebbe investire in un centralino VoIP?” si elencano i vantaggi di un sistema VoIP e dunque immaginavo fosse chiaro che queste sono anche le differenze con un sistema tradizionale. Nell’ultimo paragrafo brevemente sono elencate invece caratteristiche avanzate di un sistema telefonico IP che chiaramente non è possibile avere con sistemi tradizionali.
      Tuttavia prenderò in considerazione quello che hai scritto e, nei prossimi giorni proverò a rivedere l’articolo cercando di evidenziare queste differenze nell’ottica di chiarire meglio.
      Grazie ancora!

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